Mittwoch, 16. Juni 2021

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11.01.2018

Aufbewahrungsfristen

Immer wieder werden an uns Fragen zum Thema Aufbewahrungsfristen und die in diesem Zusammenhang stehende Vernichtung von Unterlagen gestellt.

Zu diesem Thema wurde bereits mehrfach im Verlauf der letzten Jahre auf verschiedenen Wegen informiert.

 

Grundsätzlich ist folgende Aussage der Rahmenverträge mit den Krankenkassen zu berücksichtigen:  

...§ 8 Aufbewahrungsfrist Die Verlaufsdokumentation nach Anlage 1 Ziffer 8 ist für 3 Jahre nach Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Behandlungsserie abgeschlossen wurde, aufzubewahren. Der Leistungserbringer hat eine sichere Aufbewahrung zu gewährleisten (vgl. § 10).

§ 9 Vergütung Die erbrachten Leistungen werden nach der jeweils geltenden Fassung der Vergütungsvereinbarung gemäß § 125 SGB V zur Abrechnung physiotherapeutischer Leistungen vergütet.

§ 10 Datenschutz

1. Der Heilmittelerbringer ist verpflichtet, den Schutz der personenbezogenen Daten sicherzustellen und unterliegt hinsichtlich der Person des Versicherten und dessen Krankheiten der Schweigepflicht. Ausgenommen hiervon sind Angaben gegenüber dem behandelnden Vertragsarzt und der zuständigen Krankenkasse, soweit sie zur Erfüllung der gesetzlichen Aufgaben erforderlich sind. Der Heilmittelerbringer hat seine Mitarbeiter zur Beachtung der Schweigepflicht sowie der Datenschutzbestimmungen zu verpflichten.

2. Die §§ 35, 37 SGB I, § 284 SGB V sowie die §§ 67 bis 85 SGB X sind zu beachten.

...

Ausgehend von dem gesetzlichen Teil der Rahmenverträge sind die Fristenregelung des BGB, die gesetzlichen Bestimmungen des Datenschutzes, die u.a. in diesem Jahr, wir berichteten, zum 25.05.2018 novellierrt werden, sowie rechtliche Bestimmungen des Steuerrechtes zu beachten. 

Beim Datenschutz sind die rechtlichen Bestimmungen des Bundesdatenschutzgesetzes zu beachten.

 

Hier unsere Empfehlung:

Zwei Arten von Aufbewahrungspflichten sind zu beachten

In der therapeutischen Praxis unterscheiden Sie zwischen zwei Arten von Aufbewahrungspflichten:

  • den Aufbewahrungsfristen aus Kassenverträgen und dem neuem Patientenrechtegesetz und
  • den steuerlichen Aufbewahrungsfristen für Geschäftsdokumente
Das Patientenrechtegesetz steht über den Kassenverträgen

Auch wenn in manchen Kassenverträgen noch kürzere Aufbewahrungsfristen vereinbart wurden, so gilt inzwischen das neue Patientenrechtegesetz.

Dieses sieht in § 630 f Abs. 3 BGB eine gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungsfrist für Patientenakten und Behandlungsverläufe von zehn Jahren vor.

Steuerliche und besondere Aufbewahrungsfristen

Bei den steuerlichen Aufbewahrungsfristen werden zwei Kategorien unterschieden:

  • die sechs- und
  • die zehnjährige Aufbewahrungsfrist.

Außerdem gibt es noch besondere Aufbewahrungsfristen außerhalb des Steuerrechts, die meist mit Zulassungen oder Genehmigungen verknüpft sind:

Unser Tipp:
  • Bewahren Sie abgeschlossene Patientenakten wie auch steuerlich relevante Belege und Dokumente getrennt nach dem Entstehungsjahr bzw. bei Patientenakten nach dem Abschlussjahr auf.
  • Vermerken Sie bei der Einlagerung sofort außen sichtbar die Aufbewahrungsfrist und das vorgeschriebene Vernichtungsjahr.
  • Bewahren Sie Unterlagen mit besonderer Aufbewahrungsfrist immer getrennt von den Steuerbelegen auf.

 

Sollten zu diesem Thema weiteree Fragen bestehen, bitten wir Sie sich direkt an unseren Justitiar RA Alt zu wenden.

Kontakt zur Rechtsabteilung

 

 

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